Veille juridique en droit social – 25 octobre 2022
Lanceurs d’alerte : nouvelle procédure interne de recueil et de traitement des signalements dans les entreprises de plus de 50 salariés
La loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 a modifié les dispositions de la loi dite « Sapin 2 » (loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016) pour renforcer la protection des lanceurs d’alerte. Ces nouvelles dispositions nécessitaient toutefois un décret d’application pour être applicables Ce décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 a été publié le 4 octobre 2022, de sorte que celles-ci sont applicables depuis le 5 octobre 2022.1 | Entreprises concernées :
Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent établir une procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles.
Ce seuil s’apprécie à la clôture de deux exercices consécutifs et selon les modalités prévues au I de l’article L. 130-1 du Code de la sécurité sociale.
Les entreprises de moins de 250 salariés peuvent mettre en commun leurs procédures de recueil et de traitement des signalements. Ce seuil est calculé dans les mêmes conditions que celui de 50 salariés.
2 | Formalisme :
Les entreprises peuvent définir leur procédure interne de recueil et de traitement des signalements selon le support juridique de leur choix, après consultation du comité social et économique.
3 | Contenu :
La procédure de signalement mis en place par l’entreprise doit prévoir :
* Un recueil des alertes par un canal de réception :
La procédure de signalement interne doit instaurer un canal de réception des signalements permettant au lanceur d’alerte d’adresser un signalement interne par écrit ou à l’oral.
Le canal de réception des signalements doit permettre au lanceur d’alerte de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer son signalement.
Ce dernier doit être informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.
Lorsque la procédure prévoit que le signalement peut être effectué à l’oral, ce signalement peut s’effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur du signalement et selon son choix, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande.
Le signalement oral doit être consigné selon des modalités précises prévues par le décret.
* Indication des personnes chargées de recueillir les signalements :
La procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles doit indiquer la ou les personnes ou le ou les services désignés par l’entreprise pour recueillir et traiter les signalements.
Ces personnes ou services doivent disposer, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions.
La procédure interne doit également prévoir les garanties permettant l’exercice impartial de leurs missions.
Les entreprises peuvent prévoir dans cette procédure que le canal de réception des signalements est géré pour son compte en externe par un tiers, qui peut être une personne physique ou une entité de droit privé ou publique dotée ou non de la personnalité morale, mais doit respecter les garanties d’impartialité et de confidentialité prévues par le décret.
* Indication des modalités de traitement des alertes :
La procédure doit prévoir que l’auteur du signalement est informé par écrit :
- De la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.
- Des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières, dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement (ou, à défaut d’accusé de réception, 3 mois à compter de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement).
- De la clôture du dossier.
* Indication sur les garanties apportées à la protection des informations recueillies :
La procédure interne doit comporter des règles permettant de :
- Garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné ;
- Interdire l’accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître ;
- Prévoir la transmission sans délai aux personnes ou services compétents les signalements reçus par d’autres personnes ou services.
Les informations recueillies dans le cadre d’un signalement interne ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement.
Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec son consentement, sauf à l’autorité judiciaire lorsque les personnes chargées du recueil et du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits auprès du juge.
Dans ce cas, le lanceur d’alerte est informé de cette divulgation à l’autorité judiciaire, à moins que cette information risque de compromettre la procédure judiciaire.
Comme aujourd’hui, l’Urssaf disposera, pour contrôler un accord d’intéressement, d’un délai supplémentaire de 2 mois à compter de l’expiration du premier délai de 3 mois.
4 | Personnes habilitées à faire un signalement :
Sont autorisées à faire un signalement :
- Les salariés ;
- Les anciens salariés et candidats à l’embauche ;
- Les actionnaires, les associés et les titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale ;
- Les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
- Les collaborateurs extérieurs ou occasionnels ;
- Les cocontractants de l’entreprise concernée, leurs sous-traitants ou les membres du personnel et de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants.
5 | Publicité :
L’entreprise doit diffuser aux lanceurs d’alerte potentiels (les salariés par exemple) sa procédure d’alerte interne, par tout moyen assurant une publicité suffisante et dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente.
Cette diffusion peut notamment être réalisée par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur le site internet de l’entité ou par voie électronique.
L’entreprise peut diffuser aux mêmes personnes la procédure de toute entité appartenant au même périmètre de consolidation des comptes.
6 | Vérification de la conformité du signalement :
L’entreprise vérifie, sauf s’il est anonyme, que le signalement respecte les conditions légales et réglementaires requises.
Elle peut, à cette fin, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement. A cet égard, la procédure peut prévoir, que l’auteur transmet en même temps que son alerte tout élément justifiant qu’il appartient à l’une des catégories de personnes autorisées à émettre un signalement.
L’’auteur du signalement doit être informé des raisons pour lesquelles l’employeur estime, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions requises ainsi que des suites données.
Dans le cadre d’un groupe de société, l’employeur peut inviter l’auteur du signalement à l’adresser également à une autre société du groupe. S’il estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entreprise, il peut inviter son auteur à retirer le signalement reçu.
Si les allégations sont inexactes ou que le signalement est devenu sans objet, l’entreprise procède à la clôture du signalement.
7 | Sanction du défaut de mise en place de la procédure :
Il n’est pas prévu de sanction spécifique pour l’employeur qui n’aurait pas établi de procédure interne de signalement.
Toutefois, la violation de l’obligation de sécurité pourrait être évoquée par un lanceur d’alerte en l’absence de cette procédure.
8 | Procédure externe de signalement :
Le lanceur d’alerte peut utiliser la voie de la procédure de signalement externe soit directement soit après avoir eu recours à la procédure de signalement interne à son entreprise.
Il peut s’adresser :
- Au Défenseur des droits ;
- A l’autorité judiciaire ;
- A une institution ou organe ou organisme de recueil des signalements de l’union européenne ;
- A une autre autorité compétente désignée par décret ; Le décret du 3 novembre 2022 vient de dresser la liste de ces autorités en annexe en fonction de l’objet du signalement (protection de l’environnement, sécurité et conformité des produits, sécurité des aliments, droit du travail, santé publique…)