Les conséquences du Covid-19 sur l’approbation des comptes annuels des personnes morales de droit privé
Dans ce contexte sanitaire inédit et afin de ne pas paralyser le fonctionnement des personnes morales de droit privé (sociétés, associations…), plusieurs ordonnances du 25 mars 2020 et un décret du 10 avril 2020 sont venus apporter des dérogations temporelles et des assouplissements quant aux modalités de tenue et de participation aux assemblées générales d’approbation des comptes.
Ces nouvelles règles concernent notamment :
1. Le droit d’information dont dispose les associés / membres :
Pour assurer la continuité du droit d’information dont bénéficie les associés des sociétés et les membres des groupements ou associations, ces derniers ont temporairement la possibilité de demander à recevoir les documents préalables à la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels par courrier électronique. Pour ce faire, la demande doit préciser l’adresse mail à laquelle les documents doivent être transmis.
2. La date de tenue des assemblées d’approbation des comptes annuels :
Sauf clause statutaire contraire, les personnes morales de droit privé ont, pour la plupart, 6 mois suite à la clôture d’un exercice social pour se réunir afin de statuer sur l’approbation des comptes annuels. Dans ce contexte sanitaire inédit, le délai a été prorogé de 3 mois pour les personnes morales de droit privé qui ont clôturé leurs comptes annuels entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. Ainsi, les sociétés qui clôturent leurs comptes sociaux disposent d’un délai expirant le 30 septembre 2019 pour approuver les comptes de l’exercice social clos le 31 décembre 2019.
Dans le cas où la société a désigné un commissaire aux comptes il faut obligatoirement que celui-ci n’ait pas encore émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020. Si les conditions ne sont pas réunies et que la prorogation du délai est souhaitée une requête auprès du président du tribunal de commerce est à formuler.
3. Le mode de participation aux assemblées d’approbation des comptes annuels :
Pour les sociétés dont les assemblées générales d’approbation des comptes se tiennent d’ici le 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai par décret), 2 possibilités sont temporairement proposées aux personnes morales de droit privé qui ne pourraient se réunir physiquement (sans enfreindre les mesures sanitaires mise en place) pour statuer sur l’approbation des comptes annuels :
3.1 Le huis clos :
Il s’agit là de tenir l’assemblée sans la présence physique des associés ou des membres. Dans ce cas les votes sont effectués, selon la forme, par voie électronique, par représentation, ou encore par correspondance. Cette possibilité est offerte uniquement lorsque le lieu de tenue de l’assemblée est visé par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements pour des motifs sanitaires. A noter que le recours au huis clos est possible si le confinement était en vigueur au jour de l’envoi de la convocation, et ce, même s’il a été levé depuis.
3.2 L’organisation d’une assemblée à distance :
3.2.1 La consultation écrite :
Même si vos statuts ne prévoient pas la possibilité de recourir à une consultation écrite des associés ou membres ou encore s’ils l’interdise, il est temporairement possible d’y recourir pour toutes les formes sociales pour lesquelles la loi le permet.
3.2.2 L’utilisation de moyen de télécommunication :
L’assemblée des associés ou membres peut être tenue par téléconférence ou visioconférence. Cette possibilité est temporairement offerte à toute société quel que soit sa forme sociale ou tout groupement, et ce, y compris en l’absence d’autorisation par les statuts ou si ces derniers l’interdise. Les moyens techniques utilisés doivent permettre l’identification des associés ou des membres et garantir leur participation effective. Dans ce cas, les associés ou membres participant à distance sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
4. La rédaction des actes et l’envoi des formalités :
Sauf cas de dispense d’établissement du rapport de gestion, celui-ci devra obligatoirement faire mention des impacts du covid-19 sur la société ou l’entité de droit privé concerné. De plus, lorsqu’il est fait usage des mesures dérogatoires listées ci-avant, le procès-verbal d’assemblée des associés ou des membres doit le mentionner. Les délais d’enregistrement des actes auprès du service des impôts et de dépôt auprès du centre des formalités des entreprises et / ou registre du commerce et des sociétés sont allongés afin de neutraliser la période d’état d’urgence sanitaire.
1. Le droit d’information dont dispose les associés / membres :
Pour assurer la continuité du droit d’information dont bénéficie les associés des sociétés et les membres des groupements ou associations, ces derniers ont temporairement la possibilité de demander à recevoir les documents préalables à la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels par courrier électronique. Pour ce faire, la demande doit préciser l’adresse mail à laquelle les documents doivent être transmis.
2. La date de tenue des assemblées d’approbation des comptes annuels :
Sauf clause statutaire contraire, les personnes morales de droit privé ont, pour la plupart, 6 mois suite à la clôture d’un exercice social pour se réunir afin de statuer sur l’approbation des comptes annuels. Dans ce contexte sanitaire inédit, le délai a été prorogé de 3 mois pour les personnes morales de droit privé qui ont clôturé leurs comptes annuels entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. Ainsi, les sociétés qui clôturent leurs comptes sociaux disposent d’un délai expirant le 30 septembre 2019 pour approuver les comptes de l’exercice social clos le 31 décembre 2019.
Dans le cas où la société a désigné un commissaire aux comptes il faut obligatoirement que celui-ci n’ait pas encore émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020. Si les conditions ne sont pas réunies et que la prorogation du délai est souhaitée une requête auprès du président du tribunal de commerce est à formuler.
3. Le mode de participation aux assemblées d’approbation des comptes annuels :
Pour les sociétés dont les assemblées générales d’approbation des comptes se tiennent d’ici le 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai par décret), 2 possibilités sont temporairement proposées aux personnes morales de droit privé qui ne pourraient se réunir physiquement (sans enfreindre les mesures sanitaires mise en place) pour statuer sur l’approbation des comptes annuels :
3.1 Le huis clos :
Il s’agit là de tenir l’assemblée sans la présence physique des associés ou des membres. Dans ce cas les votes sont effectués, selon la forme, par voie électronique, par représentation, ou encore par correspondance. Cette possibilité est offerte uniquement lorsque le lieu de tenue de l’assemblée est visé par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements pour des motifs sanitaires. A noter que le recours au huis clos est possible si le confinement était en vigueur au jour de l’envoi de la convocation, et ce, même s’il a été levé depuis.
3.2 L’organisation d’une assemblée à distance :
3.2.1 La consultation écrite :
Même si vos statuts ne prévoient pas la possibilité de recourir à une consultation écrite des associés ou membres ou encore s’ils l’interdise, il est temporairement possible d’y recourir pour toutes les formes sociales pour lesquelles la loi le permet.
3.2.2 L’utilisation de moyen de télécommunication :
L’assemblée des associés ou membres peut être tenue par téléconférence ou visioconférence. Cette possibilité est temporairement offerte à toute société quel que soit sa forme sociale ou tout groupement, et ce, y compris en l’absence d’autorisation par les statuts ou si ces derniers l’interdise. Les moyens techniques utilisés doivent permettre l’identification des associés ou des membres et garantir leur participation effective. Dans ce cas, les associés ou membres participant à distance sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
4. La rédaction des actes et l’envoi des formalités :
Sauf cas de dispense d’établissement du rapport de gestion, celui-ci devra obligatoirement faire mention des impacts du covid-19 sur la société ou l’entité de droit privé concerné. De plus, lorsqu’il est fait usage des mesures dérogatoires listées ci-avant, le procès-verbal d’assemblée des associés ou des membres doit le mentionner. Les délais d’enregistrement des actes auprès du service des impôts et de dépôt auprès du centre des formalités des entreprises et / ou registre du commerce et des sociétés sont allongés afin de neutraliser la période d’état d’urgence sanitaire.